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副業や個人事業を始めようと思った時、意外と迷うのが「何を準備すればいいのか」ということです。
仕事を受けるための連絡手段、見積書や請求書の作成、売上や経費の管理、資料の共有、SNSやブログでの発信など、個人で仕事をする場合は、思っている以上に自分で整えることがたくさんあります。
とはいえ、最初からたくさんのツールを入れる必要はありません。
むしろ、あれもこれもと増やしすぎると、管理が大変になってしまいます。
大切なのは、今の自分に必要なものから、少しずつ整えていくことです。
この記事では、個人で仕事を始める人に向けて、最初にあると便利なWebツールをわかりやすく紹介します。
個人で仕事を始める時に、なぜWebツールが必要なのか
個人で仕事をする場合、作業そのものだけでなく、連絡や事務作業、売上管理なども自分で対応することになります。
たとえば、こんな作業です。
- お客様とのやりとり
- 見積書や請求書の作成
- 売上や経費の管理
- 資料やデータの共有
- 制作物の納品
- サービス内容の案内
- SNSやブログでの発信
- 問い合わせ対応
- スケジュール管理
ひとつひとつは小さな作業でも、積み重なるとけっこう時間がかかります。
特に副業の場合、本業や家のことの合間に進めることも多いので、できるだけ余計な手間は減らしたいところです。
Webツールをうまく使うと、作業の抜け漏れを減らしたり、毎回同じ作業をラクにしたりできます。
「全部を自動化する」というより、まずは自分が困りやすい作業を少しラクにするイメージで使うと始めやすいです。
最初から全部そろえなくて大丈夫
Webツールと聞くと、たくさんのサービスを使いこなさないといけないように感じるかもしれません。
でも、最初から完璧にそろえる必要はありません。
まずは、仕事を進めるうえで困りやすいところから整えれば十分です。
最初に考えたいのは、次の3つです。
- お客様とのやりとりに困らないか
- お金の管理に困らないか
- 作業や納品をスムーズに進められるか
この3つが整っているだけでも、個人で仕事を始める土台としてはかなり安心です。
そこから必要に応じて、集客ツール、分析ツール、AIツール、予約システムなどを追加していけば問題ありません。
まず整えたいWebツール一覧
個人で仕事を始める時に、まず検討したいWebツールは次のようなものです。
- メール・連絡ツール
- クラウドストレージ
- 会計ソフト
- 請求書作成ツール
- タスク管理ツール
- Webサイト・ブログ
- 画像制作・資料作成ツール
- SNS運用ツール
- アクセス解析ツール
- AIツール
ここから、それぞれの役割を見ていきます。
1. メール・連絡ツール
まず用意しておきたいのが、お客様と連絡を取るためのツールです。
個人で仕事を始めるなら、仕事用のメールアドレスは作っておくと便利です。
プライベート用のメールと仕事用のメールが一緒だと、大事な連絡を見落としてしまうことがあります。
よく使われる連絡ツールには、次のようなものがあります。
- Gmail
- Google Chat
- Slack
- Chatwork
- LINE公式アカウント
- Discord
最初はGmailだけでも十分です。
仕事用のメールアドレスを用意しておくだけでも、やりとりが整理しやすくなります。
案件が増えてきたり、企業とのやりとりが出てきたりすると、SlackやChatworkを使う場面も増えてくると思います。
まずは、無理にいろいろ入れずに「仕事用の連絡窓口を作る」くらいから始めるのがおすすめです。
2. クラウドストレージ
次にあると便利なのが、データを保存・共有できるクラウドストレージです。
個人で仕事をしていると、資料、画像、デザインデータ、契約書、請求書など、いろいろなファイルを扱うようになります。
それらをパソコンの中だけに保存していると、万が一パソコンが壊れた時に困ります。
クラウドストレージを使っておくと、バックアップにもなりますし、お客様とのデータ共有もしやすくなります。
代表的なサービスには、次のようなものがあります。
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
- iCloud Drive
Googleアカウントを使っている人なら、まずはGoogle Driveが使いやすいです。
Googleドキュメントやスプレッドシートとも連携できるので、資料作成や情報共有にも使いやすいです。
3. 会計ソフト
副業や個人事業を続けていくなら、お金の管理は早めに整えておきたいところです。
売上、経費、請求、確定申告などをあとからまとめて整理しようとすると、かなり大変です。
特に確定申告の時期になってから慌てると、「もっと早くやっておけばよかった」となりがちです。
会計ソフトを使うと、売上や経費の管理、銀行口座やクレジットカードとの連携、確定申告に必要な書類作成などがしやすくなります。
代表的な会計ソフトには、次のようなものがあります。
- freee会計
- マネーフォワード クラウド確定申告
- やよいの青色申告 オンライン
会計ソフトは、料金や機能が変わることもあります。
導入する前には、必ず公式サイトで最新情報を確認して、自分の使い方に合っているか見ておくと安心です。
最初は無料プランやお試し期間を使って、使いやすさを比べてみるのもおすすめです。
4. 請求書作成ツール
仕事を受けるようになると、請求書を作る場面が出てきます。
最初のうちは、ExcelやGoogleスプレッドシートで作っても問題ありません。
ただ、案件が増えてくると、取引先名、請求金額、支払期限、請求済みかどうかなどを管理するのが少しずつ大変になります。
請求書作成ツールを使うと、請求書の作成や管理がしやすくなります。
代表的なサービスには、次のようなものがあります。
- Misoca
- freee請求書
- マネーフォワード クラウド請求書
- その他の請求書作成サービス
毎月の請求がある人や、継続案件が増えてきた人は、早めにツール化しておくとラクです。
「まだ案件が少ないから必要ないかな」と思う場合でも、どんなツールがあるかだけ知っておくと、あとで困りにくくなります。
5. タスク管理ツール
個人で仕事をしていると、やることが頭の中でごちゃごちゃしやすくなります。
たとえば、こんな作業が同時に動きます。
- お客様への返信
- 見積書の作成
- 制作作業
- 修正対応
- 納品準備
- 請求書の発行
- SNS投稿
- ブログ記事の作成
頭の中だけで管理していると、どうしても抜け漏れが出やすくなります。
タスク管理ツールを使うと、やることを見える化できます。
代表的なツールには、次のようなものがあります。
- Notion
- Trello
- Todoist
- Google ToDo リスト
- Asana
最初はシンプルで大丈夫です。
「今日やること」「今週やること」「あとでやること」くらいに分けるだけでも、かなり整理しやすくなります。
個人的には、最初から細かく管理しすぎるより、続けやすい形にする方が大事だと思います。
6. Webサイト・ブログ
個人で仕事をつくるなら、自分の活動を伝える場所もあると便利です。
SNSだけでも発信はできますが、SNSは投稿が流れていきやすいです。
一方で、Webサイトやブログは、自分のサービス内容、実績、考え方、問い合わせ先などを整理して置いておけます。
たとえば、次のような使い方ができます。
- 自分のサービスを紹介する
- 実績を掲載する
- 問い合わせ窓口を作る
- ブログ記事で集客する
- アフィリエイト記事を書く
- 信頼感を高める
最初から立派なサイトを作る必要はありません。
まずは、プロフィール、サービス内容、問い合わせページ、記事数本くらいからで大丈夫です。
WordPressを使えば、ブログ記事を増やしながら、少しずつメディアとして育てていくこともできます。
7. 画像制作・資料作成ツール
副業や個人事業では、ちょっとした画像や資料を作る場面も多いです。
たとえば、こんなものです。
- SNS投稿画像
- ブログのアイキャッチ
- ココナラの出品画像
- 提案資料
- サービス紹介資料
- バナー
- 簡単なチラシ
画像制作や資料作成に使えるツールには、次のようなものがあります。
- Canva
- Figma
- Googleスライド
- PowerPoint
- Adobe Express
デザインに慣れていない人なら、Canvaのようにテンプレートが豊富なツールが使いやすいです。
一方で、Webデザインや細かいレイアウトを作りたい人には、Figmaが向いています。
どちらが正解というより、「何を作りたいか」で選ぶのが良いです。
8. SNS運用ツール
個人で仕事をつくる場合、SNSも集客や認知づくりに役立ちます。
X、Instagram、YouTube、TikTokなど、いろいろなSNSがありますが、最初から全部やる必要はありません。
まずは、自分が続けやすいものをひとつ選ぶのがおすすめです。
SNSで考えたいことは、次の3つです。
- 誰に向けて発信するか
- 何を伝えるか
- どこに誘導するか
たとえば、Xで日々の気づきやノウハウを発信し、詳しい内容はブログ記事へ誘導する形にすると、発信した内容を資産として残しやすくなります。
SNS単体で売ろうとするより、ブログやサービスページと組み合わせる方が、長く使える導線になります。
9. アクセス解析ツール
Webサイトやブログを運営するなら、アクセス解析ツールも入れておきたいです。
アクセス解析ツールを使うと、どの記事が読まれているのか、どんな検索キーワードで見られているのか、どのページで離脱しているのかを確認できます。
代表的なツールには、次のようなものがあります。
- Google Analytics
- Google Search Console
- Microsoft Clarity
Google Analyticsは、アクセス数やユーザーの動きを見るためのツールです。
Google Search Consoleは、検索結果での表示回数やクリック数、検索キーワードを確認できます。
Microsoft Clarityは、ヒートマップや画面録画でページの見られ方を確認できるツールです。
最初から全部を細かく見る必要はありません。
まずはSearch Consoleを入れておくだけでも、どんなキーワードで見られ始めているかが分かるので、後から記事を改善しやすくなります。
10. AIツール
最近では、AIツールも個人で仕事を進めるうえでかなり便利です。
たとえば、次のような作業に使えます。
- ブログ記事の構成案を考える
- SNS投稿文のたたき台を作る
- メール文を整える
- アイデアを出す
- 調べた内容を整理する
- 表現を言い換える
- チェックリストを作る
AIツールは、すべてを丸投げするものではなく、作業のたたき台を作るものとして使うと便利です。
自分の経験や考えを加えることで、より実用的な内容になります。
個人で仕事をしていると、誰かに相談したいけど、すぐには相談できない場面もあります。
そんな時に、AIを壁打ち相手として使うだけでも、作業が進めやすくなります。
最初にそろえるなら、この5つで十分
いろいろなツールを紹介しましたが、最初から全部そろえなくて大丈夫です。
まずは、次の5つから整えるのがおすすめです。
- 仕事用メール
- クラウドストレージ
- 会計ソフト
- 請求書作成ツール
- Webサイトまたはブログ
この5つがあれば、個人で仕事を始めるための基本的な土台は作れます。
その後、必要に応じて、タスク管理ツール、SNS、AIツール、アクセス解析ツールなどを追加していくと無理がありません。
Webツール選びで失敗しないためのポイント
Webツールを選ぶ時は、機能の多さだけで選ばないことが大切です。
高機能なツールでも、自分の仕事に合っていなければ使い続けるのが大変です。
選ぶ時は、次のポイントを見ておくと安心です。
今の自分に本当に必要か
便利そうに見えても、今の自分にはまだ必要ないこともあります。
まずは、今困っている作業をはっきりさせてから選びましょう。
続けられる料金か
月額ツールは、ひとつひとつは安く見えても、数が増えると固定費になります。
最初は無料プランや低価格プランから試すのがおすすめです。
操作がわかりやすいか
毎日使うツールは、操作のしやすさも大切です。
機能が多くても、使い方が難しすぎると続きません。
他のツールと連携できるか
会計ソフト、請求書ツール、クラウドストレージなどは、他のサービスと連携できると便利です。
将来的に作業を効率化したい場合は、連携機能も確認しておくと安心です。
困った時に調べやすいか
利用者が多いツールは、公式ヘルプや解説記事が見つかりやすいです。
はじめて使うツールほど、困った時に調べやすいかも大切です。
まとめ
個人で仕事を始める時は、制作やサービス提供だけでなく、連絡、請求、管理、集客まで自分で整えていく必要があります。
最初は少し大変に感じるかもしれませんが、Webツールをうまく使えば、作業を少しずつラクにできます。
大事なのは、最初から完璧にそろえることではありません。
今の自分に必要なものから、少しずつ整えていくことです。
まずは、仕事用メール、クラウドストレージ、会計ソフト、請求書作成ツール、Webサイトやブログなど、基本となるものから始めてみましょう。
WEB TOOL NOTEでは、個人で仕事をつくる人に向けて、Webツールや仕事に役立つノウハウを紹介していきます。
自分に合ったツールを選びながら、無理なく続けられる仕事の環境を整えていきましょう。
